Automatizace účetních procesů pomocí nástroje Robotizuj To!

V dnešní době digitalizace představuje automatizace účetních procesů klíčový prvek pro zvýšení efektivity a konkurenceschopnosti účetních kanceláří. Nástroj Robotizuj To! nabízí komplexní řešení pro automatizaci rutinních úkonů v nejrozšířenějších účetních systémech v České republice – Pohoda, PREMIER a ABRA Flexi.

Tento dokument poskytuje podrobný přehled všech dostupných automatizovaných procesů, které mohou výrazně ušetřit čas účetních specialistů a minimalizovat riziko lidské chyby. Od automatického zaúčtování bankovních výpisů až po komplexní generování inventur – moderní robotizace dokáže zpracovat široké spektrum úkolů, které dosud vyžadovaly manuální zásah.

‍

Automatizace v systému Pohoda

Systém Pohoda patří mezi nejpoužívanější účetní software v českých malých a středních firmách. Robotizace v tomto prostředí přináší okamžité úspory času a zvyšuje přesnost zpracování účetních dat.

Zaúčtování bankovních výpisů

Robot automaticky zpracuje stažené bankovní výpisy prostřednictvím API. I když jsou výpisy již stažené, je nutné je ručně otevřít a zaúčtovat – tento časově náročný krok robot zvládne plně automatizovat bez nutnosti lidského zásahu.

Generování DPH

Automatické generování přiznání k DPH ve formátu PDF šetří desítky minut při každém zpracování. I když klienti zatím preferují ruční odeslání z Pohody, robot umí všechny potřebné podklady připravit k okamžitému použití.

Generování účetních reportů

Export předvahy, rozvahy, výsledovky a dalších účetních reportů do formátů PDF nebo XLSX dle konkrétních požadavků klienta. Všechny výstupy jsou automaticky formátovány podle předem definovaných šablon.

‍

Zvláštní funkcionalitou je úprava výstupů v XLSX pomocí VBA maker. Robot dokáže podle předem definovaných pravidel klienta upravit například mzdy, výsledovku, rozvahu či obratovku, čímž zajistí konzistentní formátování a strukturu dat pro další zpracování nebo prezentaci vedení společnosti.

‍

Připravované procesy v systému Pohoda a Pamica

Generování inventur k RUZ

Velmi sofistikovaný proces, který automaticky stáhne a sjednotí data ze všech analytických účtů, deníku, obratovky, evidence majetku, mezd i skladů do jednoho přehledného Excelu. Součástí procesu jsou základní kontroly integrity dat a logických návazností.

Tento proces výrazně zjednodušuje přípravu podkladů pro řádnou účetní závěrku a šetří hodiny manuální práce s kopírováním a kontrolou dat z různých modulů systému.

Automatizace mezd

V oblasti mezd robot zajišťuje automatické odesílání podkladů na Sociální pojišťovnu a zdravotní pojišťovny, včetně stahování PDF dokumentů a dalších důležitých podkladů ze mzdového programu Pamica.

Eliminuje se tím riziko opomenutí termínů nebo neúplného odeslání dokumentace, což může v praxi znamenat významné úspory na pokutách a sankcích.

‍

Automatizace DPH v systému PREMIER

Systém PREMIER je oblíbeným nástrojem středních a větších účetních kanceláří. Automatizace zpracování DPH v tomto systému představuje komplexní řešení, které pokrývá celý proces od generování až po kontrolu a archivac

• Generování souborů

Robot vygeneruje potřebné XML a PDF soubory pro DPH, kontrolní hlášení a souhrnné hlášení

• Kontrola v systému

Na úrovni PREMIER robot zkontroluje správnost všech vygenerovaných dokumentů

• Správa dokumentů

Následně podklady přejmenuje podle konvence a uloží do příslušných složek

• Kontrola přes EPO

Zkontroluje dokumenty přes Elektronickou podatelnu OSS a zapíše výsledky kontrol

‍

Výsledky kontrol jsou automaticky zapsány do e-mailu, případně do centrální tabulky či jiné databáze, což zajišťuje přehlednou evidenci všech provedených kontrol a usnadňuje případné pozdější dohledávání informací. Tento proces výrazně snižuje riziko chyb při podávání daňových přiznání a zrychluje celý workflow.

‍

Pokročilé funkce systému PREMIER

Systém PREMIER nabízí široké možnosti automatizace nad rámec základního zpracování DPH. Robot dokáže efektivně zpracovávat controlling, párovat položky a importovat různorodá data z externích zdrojů.

Generování přehledů

Automatické vytváření přehledů pohledávek, závazků a nejasných plateb do XLSX formátu s následnou úpravou přes VBA makra. Robot dokáže stáhnout přehled v jakémkoliv uživatelsky vytvořeném pohledu.

Controlling

Vygenerování controllingu do XLSX, úprava přes VBA makra, spojení s nejasnými platbami a jejich zohlednění při výpočtu výsledku hospodaření. Následné zaslání na účetní nebo klienta a zapsání do evidenční tabulky.

Párování položek

Hromadné párování otevřených položek přes vnitřní variabilní symboly. Robot přes modul otevřených položek hromadně vypáruje nespárované pohyby na základě střediska, zakázky nebo pevné hodnoty.

Import dat

Robot zvládá importy různých podkladů buď přes standardní importní můstky systému PREMIER, nebo v případě potřeby dokáže provést strojové zadávání každého pohybu zvlášť, což je užitečné při nestandardních formátech vstupních dat.

Inventury k RUZ

Komplexní generování inventur k řádné i předběžné účetní závěrce spojením obratovky, deníku, přehledu majetku a odpisů, skladů, mezd a jednotlivých inventur analytických účtů.

‍

Kontrolní mechanismy v systému PREMIER

Automatizované kontrolní procesy pomáhají účetním kancelářím včas identifikovat potenciální problémy a zajistit dodržování legislativních požadavků. Robot pravidelně monitoruje kritická data a upozorňuje na případná rizika.

Kontrola limitů pro plátcovství DPH

Robot automaticky stahuje podklady potřebné pro vyhodnocení zákonných limitů plátcovství DPH. V případě překročení nebo blížícího se překročení limitů robot okamžitě odešle notifikaci odpovědné osobě, což umožňuje včasnou reakci a připravu na registraci.

Kontrola limitů pro povinnost auditu

Podobně jako u DPH, robot stahuje a vyhodnocuje podklady pro zjištění, zda společnost překračuje limity vyžadující provedení povinného auditu. Systém notifikací zajišťuje, že žádná povinnost nebude opomenuta.

Automatizovaná evidence výsledků

Všechny kontroly jsou automaticky zaznamenávány do centrální databáze nebo tabulky, což umožňuje snadné reportování a audit trail pro případ kontroly ze strany dozorových orgánů.

‍

Tip: Nastavte si předběžné upozornění na 80 % limitu, abyste měli dostatek času na přípravu potřebné dokumentace a případné organizační změny.

‍

Automatizace v systému ABRA Flexi

ABRA Flexi představuje moderní cloudové řešení pro účetnictví a správu firmy. Automatizace v tomto systému přináší specifické výhody zejména díky rozvinutému API a možnosti integrace s dalšími webovými službami.

Hromadné stažení záloh jednotek

Některé firmy mají přísné IT a bezpečnostní požadavky, a proto upřednostňují lokální zálohování jednotek ABRA. Robot si přes API automaticky zjistí všechny názvy jednotek nebo je načte ze seznamu a postupně stáhne a uloží všechny zálohy v požadované frekvenci, ať už denní, týdenní nebo měsíční.

Generování controllingu

Obdobný proces jako v systému PREMIER – robot vygeneruje controlling do XLSX formátu, provede úpravu přes VBA makra a výstup doručí příslušným osobám. Proces je přizpůsobitelný podle specifických požadavků každého klienta na strukturu a obsah výstupních reportů.

Stahování faktur z portálů

Robot dokáže pracovat se všemi běžnými webovými aplikacemi jako Fakturoid, iDoklad, FAPI nebo STORYOUS. Nejčastěji stahuje podklady k tržbám nebo vystaveným fakturám, tyto podklady následně upraví podle požadavků a naimportuje do příslušné jednotky v ABRA Flexi prostřednictvím webového rozhraní.

‍

Automatizace integrace s externími systémy výrazně snižuje riziko chyb při ručním přepisování údajů a zajišťuje konzistenci dat napříč různými platformami. Úspora času je zvláště významná u společností, které zpracovávají velké množství faktur z online prodejních kanálů.

‍

Všeobecné procesy pro účetní kanceláře

Kromě automatizace v konkrétních účetních systémech nabízí Robotizuj To! také řadu obecných procesů, které usnadňují každodenní práci účetních kanceláří bez ohledu na používaný software.

Stahování DIS+

Robot se přihlásí do portálu DIS+ a automaticky stáhne podklady ke všem klientům uvedeným v seznamu. Podklady ukládá na určené úložiště – lokální disk, Google Drive, OneDrive nebo Dropbox – a v případě potřeby je také odešle e-mailem příslušným osobám. Robot bez problému zvládá práci s více přístupy do DIS+.

Bankovní výpisy

Robot se přihlásí do internetového bankovnictví a stáhne PDF výpisy i importní soubory. Proces vyžaduje lidskou autorizaci prostřednictvím SMS nebo biometrických údajů. Podporované banky zahrnují UniCredit Bank, Moneta, FIO, George, Raiffeisenbank, Komerční banka, ČSOB, George Business a Business24.

Datová schránka

Robot zajišťuje komplexní správu datové schránky – od automatického výběru a stahování zpráv podle klíčových slov, přes jejich roztřídění a přiřazení ke konkrétním účetním, až po evidenci odeslané a přijaté pošty. Dokáže také automaticky rozesílat specifické dokumenty přes datovou schránku.

Onboarding nového klienta – automatizovaný proces

Přijímání nového klienta bývá administrativně náročný proces zahrnující velké množství rutinních úkonů. Robot Robotizuj To! dokáže tento proces výrazně zjednodušit a zrychlit, přičemž minimalizuje riziko chyb nebo opomenutí důležitých kroků.

• Získání základních údajů

Robot přes veřejný rejstřík pomocí IČO společnosti automaticky zjistí veškeré potřebné informace – název, sídlo, předmět podnikání, statutární orgán, základní kapitál a další relevantní údaje.

• Příprava dokumentace

Všechny shromážděné informace robot zanese do předpřipravených šablon smluv a plných mocí, čímž výrazně ušetří čas strávený vyplňováním formulářů a eliminuje riziko překlepů.

• Vytvoření struktury

Robot automaticky vytvoří vzorovou složkovou strukturu pro nového klienta včetně všech potřebných podsložek pro účetní doklady, daňové přiznání, mzdy a další dokumenty.

• Checklist a komunikace

Vygeneruje se checklist úkolů pro onboarding procesu a robot rozešle informační e-maily příslušným lidem – zpracovatelům, IT oddělení, vedení kanceláře a dalším zainteresovaným stranám.

‍

Automatizovaný onboarding proces představuje značnou konkurenční výhodu, protože umožňuje účetní kanceláři rychle a profesionálně zpracovat nového klienta, což vytváří pozitivní první dojem a uvolňuje kapacitu pro poskytování kvalitních poradenských služeb.

‍

Kontrola povinností a komunikace s úřady

Kontrola ČSÚ

Robot zkontroluje povinnosti vůči Českému statistickému úřadu prostřednictvím veřejného rozhraní na adrese https://apl.czso.cz/pll/vykwww/vyk1. Automaticky stáhne potřebné podklady, zapíše si termíny pro odeslání výkazů a všechny materiály uloží do odpovídajících složek klienta.

Kontrola XML přes EPO a následné podání

Robot zkontroluje povinnosti vůči Českému statistickému úřadu prostřednictvím veřejného rozhraní na adrese https://apl.czso.cz/pll/vykwww/vyk1. Automaticky stáhne potřebné podklady, zapíše si termíny pro odeslání výkazů a všechny materiály uloží do odpovídajících složek klienta.

Pokud je vše v pořádku, nebo i přes drobné nesrovnalosti na žádost účetní, robot podá daňové přiznání elektronicky.

Po úspěšném podání robot automaticky stáhne potvrzení o přijetí z datové schránky a uloží jej k příslušným dokumentům klienta.

‍

Tento automatizovaný workflow zajišťuje, že žádné přiznání není podáno s chybami a všechna potvrzení jsou řádně archivována. V případě problémů robot okamžitě informuje odpovědnou osobu, která může situaci řešit s dostatečným časovým předstihem před termínem podání.

‍